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Optimisez vos performances
FTBE
®
V10
La première étape consiste à renseigner, le
libellé de votre appel d’offres, la date de début,
la date de fin (correspondant à la date de
clôture) et la date limite de réponse des
candidats.
La deuxième
étape consiste à
sélectionner les
produits
composant
votre appel
d’offres avec la
possibilité de
mentionner le conditionnement et de fixer
l ’unité de négociation ; L’émetteur de l’appel
d’offres peut si il le souhaite assister les
fournisseurs en initialisant les réponses avec des
références imposées et initialiser les prix des
réponses avec les réponses aux appels d’offres
précédent.
La troisième
étape de la
rédaction des
appels
d’offre
consiste à
faire un
maillage
entre les
candidats et les
différents lots.
Ainsi, tous les
candidats sollicités
recevront par émail
une notification les
invitant à répondre à
l’appel d’offres pour les
lots sur lesquels ils sont
consultés.
Pour choisir le pivot
permettant d’affecter les lots
aux différents fournisseurs,
vous avez le choix entre trois
niveaux (correspondant aux
famille, sous famille et
catégorie de la mercuriale) de
pivot en fonction du degré de finesse souhaité
du découpage de l ’appel d ’offre (ainsi vous
pouvez créer un lot surgelé ou bien plus
finement créer plusieurs lots de surgelés car les
candidats contactés ne sont pas les mêmes pour
tous les surgelés (plats cuisinés, préparation de
base, boucherie, poisson ...).
L ’affectation des lots aux candidats permet
également la gestion des différentes plates
formes fournisseur.
La dernière étape de la rédaction consiste à
envoyer les appels d’offres aux candidats
associés aux différents lots.
Les candidats/fournisseurs
reçoivent alors un émail
préformaté les invitant à répondre
à l ’appel d’offre via une plate
forme de réponse en ligne.
L ’outil de réponse en ligne
permet de rédiger les réponses en
ligne ou bien sur Microsoft Excel
pour ensuite les importer dans
l ’outil de réponse en ligne.
Lors de l’envoie des appels
d’offres aux candidats, plusieurs
options sont possibles : initialiser
les réponses avec les références
déjà rattachées aux génériques,
initialiser les réponses avec le prix
des références actuelles, initialiser
les réponses à l’aide des réponses
des appels d’offres précédent,
intégrer les volumes prévisionnels
sur une période données
(volumes calculés
automatiquement à partir des
remontées périodiques des
mouvements de stock des sites
vers le siège).
Le module «Gestion des
réponses» permet de vérifier la
présence de nouvelles réponses
sur le serveur et
d’analyser avec précision
les réponses de chaque
candidat. Les nouvelles
réponses peuvent alors
être consultées,
importées et
intégrées pour être
analysé par les
acheteurs à l’aide
des outils d’analyse
spécifiques intégrés
dans le logiciel.
Le tableau présente les réponses
renseigne sur les prix et met en
avant les unités de
conditionnement et de
négociation, les génériques non
renseignés, les génériques
substitués (c’est à dire dont l’un
des paramètres imposés par
l ’acheteur à été modifiés) vous
permettant une première analyse
visuelle des réponses. Rappelons
que l’acheteur peut lors de la
rédaction imposer ou laisser libre
certains paramètres de son choix
comme la marque, l’origine, l’unité de
conditionnement, l’unité de
négociation ...
Plusieurs outils d ’analyses
automatiques vont ensuite vous
permettre de mettre en avant les
candidats proposant les meilleurs
réponses aux appels d ’offres.
Ces outils analysent les taux de
renseignement, les prix (CA lot) en
fonction des volumes prévisionnels,
l’évolution des prix de chaque
référence en fonction des réponses
précédentes et par rapport au
meilleur prix (analyse des évolutions
en pourcentage et en valeur), analyse
des prix unitaire de chaque référence.
Ces outils vont permettre de rentrer
en phase de négociation et de
soumettre à nouveau les réponses
aux appels d’offres à certains
fournisseurs afin qu’ils optimisent
leurs réponses en fonction des
remarques issuent des analyses.
Enfin les outils d’analyse vont
permettre à l ’acheteur de notifier les
candidats retenus et d’invalider les
autres.
Un email de notification est alors
envoyé aux différents candidats les
informant de la prise de position de
l’acheteur.
Pour les fournisseurs déjà référencés,
le module d’appel d’offre permet
également de réaliser des appels
d’offres dits «ouverts», c’est à dire
permettant aux fournisseurs de se
connecter pour effectuer des mises à
jour tarifaires ; il s’agit d’avantage de
demande de tarification que
d’appel d’offres à proprement parler.
Les réponses aux demandes de
tarifications peuvent ensuite tout
comme les réponses aux appels être
intégrés dans FTBE afin d’assurer la
mise à jour des prix
Il convient ensuite, en fonction des
analyses des réponses de
sélectionner les réponses retenues
et celles non retenues.
Vous pouvez ensuite, importer
automatiquement dans FTBE les
références contenues dans les
réponses de votre choix.