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VERSION PRO

Gestion des stocks et des achats

Pour une bonne gestion de vos coûts et une maîtrise de vos ratios, il est primordial de bien définir et gérer votre mercuriale.

Le contrôle des coûts matière est intimement liés à l’application que vous avez mis dans le mise en place et la gestion de vos mercuriales.

La mise en place d’une mercuriale correspondant à vos besoins à un impact important sur toute la gestion de votre établissement (procédures achats, réception livraison, gestion des stocks, analyse des achats, coefficients, marges et ratios, bilan d’activité…) ; c’est pour cette raison que le logiciel FTBE propose en standard tous les modules nécessaire à une bonne gestion de votre référencement/négociation fournisseur : import de mercuriale, catalogue fournisseur, gestion des unités de gestion, travail (FT), conditionnement…

La gestion d’un nombre de référence illimité vous offre une grande flexibilité au niveau de la gestion des fournisseurs et le détail des fiches mercuriale vous permet d’arbitrer rapidement dans le choix des fournisseur en prenant les bonnes décisions au bon moment.

Les fiches techniques sont nécessaires pour rationaliser votre production. Elle est donc importante pour la bonne gestion des coûts et des ratios dans votre établissement.

Les fiches techniques permettent également de suivre et maintenir une homogénéité dans le dressage et la composition de vos plats. Elles sont une composante importante de votre livre blanc permettant aux employés de respecter les procédures de production , les grammages et donc le respect des marges et des ratios … ; Les fiches techniques peuvent également intégrer les frais de personnel, les frais fixes et la matériel, mentionner les valeurs nutritionnelles, les allergènes…

Elles représentent également un outil pédagogique précieux pour les apprentis et les cuisiniers.

Dans FTBE, Les fiches techniques sont dynamiques ce qui signifie que tout mouvement de stock venant impacter le prix moyen pondéré d’un produit modifie également le coût matière des fiches techniques utilisant ce produit.

Les fiches techniques FTBE peuvent contenir des assemblages sur une infinité de niveau, être automatiquement affichées et imprimées pour un nombre de convive donnée, être valorisée au PMP, au dernier prix d’achat, au meilleur prix …

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La gestion des achats est intimement liée à la gestion de la production.

FTBE intègre tous les modules nécessaires à la gestion du back office : gestion complète des mercuriale alimentaires et non alimentaires, outils de gestion du référencement fournisseur, module d’import de mercuriale, fonctionnalités de suivi de l’évolution des tarifs fournisseur, module d’analyse de gestion des achats fournisseurs, traçabilité du bon respect de la politique achat fournisseur (incident sur non respect de la tarification) …

FTBE permet de générer et optimiser automatiquement vos commandes fournisseur en fonction de la production à réaliser et du stock en matière première. FTBE gère l’intégralité des processus achat depuis le référencement fournisseur jusqu’à la livraison en passant par l’optimisation des commandes, la gestion de la traçabilité (ascendante et descendante), des DLC, des fiches HACCP livraison, la gestion des avoirs, des reliquats et des factures fournisseur, le calcul automatique des prix moyens pondérés, des coûts matières fiches techniques et de vos marges …

FTBE intègre de puissants modules de gestion automatique des sorties, permettant de préparer vos produits par poste de production.
De nombreux modules du logiciel (planning de production traiteur, planning de consommation, sélection de fiches technique…) sont automatiquement reliés aux modules de gestion des sorties ; vous pouvez ainsi automatiquement générer les différents états de bons d’économat / de sortie ou les demandes de réquisition ainsi que les sorties de stock correspondantes.

Pour réaliser la production demandée, FTBE vous indique alors les produits à sortir par poste de production mais également les produits par fiche technique, la liste des fiches techniques dans lesquelles est utilisé chaque produit …

A partir d’un simple clic, vous pouvez générer ces bons de sorties et écrire les sorties de stock.  La gestion de stock n’a jamais été aussi simple.

De nombreuses autres fonctionnalités vous permettent une gestion avancée comme par exemple la gestion de la traçabilité, l’entrée en stock de la production (si vous souhaitez gérer les stocks sur les produits finis), l’impression des étiquettes de production pour étiqueter la production …

FTBE intègre un module de gestions des stocks avancés fonctionnant en mode manuel ou automatique.

FTBE Premium propose une gestion multi-stock (plusieurs zones de stockage pour un même article)

Une bonne gestion des stocks alimentaire et non alimentaire (matériel)

Tous les types de mouvements sont gérés par FTBE : Entrées, Sorties, Réajustements d’inventaire, Transfert, Cession, Perte, Retour fournisseur, Retour sortie, Initialisation.

Le mode manuel vous permet de créer manuellement des mouvements de stock au sein même des fiches de stock.

En mode automatique, les différents mouvements de stock sont automatiquement générés par les modules correspondant : les bons de livraison génèrent les entrées en stock, les bons de sorties, de production et bon d’économat génèrent les sorties, les inventaires génèrent les réajustements d’inventaire…

Ainsi, vos stocks sont mis à jour dynamiquement vous permettant ainsi d’optimiser les coûts liés à votre gestion ; les PMP et les coûts matières (et donc vos marges) fiches techniques sont également mis à jour dynamiquement.

Différents modules rattachés à la gestion des stock vous permettent d’analyser différents indicateurs afférents à la gestion de stock : valorisation du stock, taux de rotation .…

FTBE intègre plusieurs modules en relation avec l’hygiène et la traçabilité.

La gestion des DLC vous permet de renseigner manuellement ou automatiquement (DLC absolue) les DLC lors de la validation de vos livraisons fournisseur. Vous pouvez ainsi vous assurer du bon écoulement de vos produits en fonction des DLC.

FTBE gère la traçabilité en identifiant l’origine des produits ; pour cela, lors des livraisons, les produits sont rattachés à des numéros de lot (interne et fournisseur) permettant ainsi de suivre les produits depuis leur livraison jusqu’a leur consommation finale en passant par les différentes étapes de productions.

FTBE assure ainsi les traçabilités            ascendantes et descendantes (ascendante = consommateur -> produit

, descendante = produit ->consommateur) vous permettant ainsi de répondre aux différentes cas de figure (alerte alimentaire (info fournisseur) , intoxication alimentaire (info client) …)

La gestion des allergènes (et aversions) permet de fournir un document client l’informant des allergènes contenus dans sa commande ; ce module permet également de réaliser des devis en masquant les produits contenant les allergènes sélectionnées.

FTBE permet également la gestion des fiches de livraison HACCP, le tenue du registre électronique du gibier …

Récemment, des modules d’hygiène sont venus compléter la solution FTBE. Ainsi, un module de rédaction des plans de nettoyage et désinfection (PND) vous offre la possibilité de rédiger simplement vos PND pour générer ensuite automatiquement un planning des tâches PND. Ce planning vous permettra de suivre et contrôler la bonne exécution des procédures à mettre en oeuvre.

FTBE propose également la sauvegarde et l’utilisation au sein des PND des fiches sécurités et les fiches techniques de vos produits d’entretien.

FTBE permet également le suivi de d’autres points concernant l’hygiène et la sécurité alimentaire : cahier gibier, HACCP livraison, archivage analyse bactériologique, gestion des DLC …

FTBE intègre toute les fonctionnalités nécessaires pour analyser votre gestion des stocks dans les moindres détails :

Analyse des achats, des consommations, des pertes, des réajustements d’inventaire ….

Toutes ces analyses vous permettent de rester vigilant et de suivre en temps réels vos marges et ratios afin de pouvoir intervenir rapidement.

L’analyse des achats et la traçabilité des évolutions tarifaires (prix achat, pmp, coût matière…) sont des outils précieux pour optimiser votre gestion et la négociation de vos marchés fournisseurs.

L’analyse des consommations, des pertes et des réajustements vous permettrons de déceler le coulage, les erreurs de grammage… afin d’optimiser vos marges.

Les analyses financières sont complétées par divers analyses permettant de contrôler tous les paramètres de l’activité : incident livraison (financière, quantitative et qualitative), bilan sur période, analyse HACCP suivi de la traçabilité ascendante et descendante, valorisation des stocks, statistiques comparatives sur plusieurs périodes, analyse des ratio, analyse des DLC …

Toutes ces analyses permettent de contrôler dynamiquement votre activité pour intervenir rapidement et appliquer si nécessaire des actions correctives

FTBE propose des modules d’export et d’import vous permettant d’étendre les possibilités du logiciel en communiquant avec des logiciels tiers (par exemple import des données d’un fournisseur pour mettre à jour les prix et les références …) ou tout simplement importer les données d’une autre solution de gestion dans FTBE.

En effet, les modules d’import sont paramétrables et vous permettent d’importer tous les formats de fichiers XLS en indiquant la correspondance (par simple glisser/déposer) entre les colonnes de votre fichier Excel et les champs de FTBE.

Vous pouvez ainsi rapidement paramétrer ou mettre à jour les données de votre système FTBE (mercuriale, fiche technique, références fournisseur,  fournisseur …) en important simplement et rapidement des données tierces.

FTBE propose des modules d’export et d’import vous permettant d’étendre les possibilités du logiciel en communiquant avec des logiciels tiers (par exemple export des interventions sur manifestation vers un logiciel de gestion de paye pour gérer les salaires à partir du récapitulatif, import des données d’un fournisseur pour mettre à jour les prix et les références …) ou tout simplement importer les données d’une autre solution de gestion dans FTBE.

En effet, les modules d’import sont paramétrables et vous permettent d’importer tous les formats de fichiers XLS en indiquant la correspondance (par simple glisser/déposer) entre les colonnes de votre fichier Excel et les champs de FTBE.

Vous pouvez ainsi rapidement paramétrer ou mettre à jour les données de votre système (mercuriale, fiche technique, références fournisseur, fournisseur, fichier client, fichier du personnel …) en important simplement et rapidement des données tierces.